Grand Journeyのトミーです。
みなさんが「プレゼン資料」を作るケースや
「ブログに記事を書く」「コピーライティング」など
たれかに何かを伝えたいとき、どんな文章を書いていますでしょうか？
あまり意識せず書いている人もいらっしゃるかもしれません。
しかし、文章は相手に伝わってこそ価値があります。
小説家とは違い、ビジネスにおいて相手に文章で伝えるときは
「シンプルさ」がとても大切になってきます。
文章を書くのが苦手という方は
この「KISSの法則」を踏まえシンプルな文章を書きましょう。
明日からすぐ使える事を選んで書いてますので、ぜひすぐ実践してみてくださいね
KISSの法則とは？
KISSの法則とは
Keep It Short and Simple(短く簡潔に)
Keep It Simple Stupid(簡潔で馬鹿がいい)
といったモノの頭文字をとった原理原則の事で
シンプルにしておくことが大切と、うたった原則の事を指します。
これは飛行機メーカーの技師であったケリー・ジョンソン氏が、
ジェット機が故障したとしても一般の機器で修復できるように簡単に設計しなくてはいけないことを主張した際に出来た言葉と言われています。
それがめぐりコピーライティングやプレゼン資料等の文章構成においても使われる言葉になりました。
またレオナルド・ダ・ヴィンチの名言の中にも
シンプルさは究極の洗練である。
Simplicity is the ultimate sophistication.
レオナルド・ダ・ヴィンチ
という名言もあります。
実は物事をシンプルにすることは、技術がいるスキルなのです。
本日は提案書などの構成や、文章の構成につかうべき
考え方をお伝えします。
是非ご一緒にこちらの記事もご覧ください
伝える流れ
まずは一番基礎的な流れを習得しましょう。
大きく文章とプレゼン資料に分けて説明します。
文章の場合
文章をシンプルに伝えるときのステップとしては
問題⇒結論⇒理由
で書いていきます。
例えば部下と打ち合わせを設定する場合
問題：本日の午後時間とれますか？
結論：３０分ほど打合せをしたいと思っています。
理由：昨日提出してもらった資料の修正を依頼したいからです。
と分けていきます。
もしこれがまとまりなく、いきなり修正点の話しになったり、時間の話しになってしまうと部下が混乱しますし
「ああ昨日提出した資料の修正かな～」と相手に汲み取ってもらうような文章を書いている時点でそれは伝わっていない文章です。
プレゼン資料の場合
これがプレゼン資料等の構成を作る場合は
仮説⇒提案⇒論拠
という流れになります。
まずは例題をイメージしましょう。
例えばお客様の顧客管理システムは組織きくなるにつれコストが嵩み、
M&Aで取得した子会社と管理の方法も違い、シナジーも生まれていない。
また難解で複雑なシステムになっていたとします。
仮説：システム維持費の高騰、システムの複雑化
提案：新CRMシステムの導入
論拠：上記を示すデータ・効果（内部・外部環境）
のステップで伝えます。
また
私の場合は相手が社長等ではなく時間を取れそうなお客様であれば
現状⇒仮説⇒提案⇒論拠と１ステップ増やす場合もあります。
例えばダイエット食品を個人に売りたい場合は
現状：肥満が増えてる、お客さんの体重
仮説：このままいくと病気になる
提案：ダイエットサプリと管理システムの導入
論拠：活用した場合のシミュレーション
というようなステップで提案するケースもありますが
基本的には大きな流れは変わりません。
やってはいけない事
ダメなケース（ダイエット）をみて、どこが悪いか考えよう
問題：健康診断で体重を測るからダイエットをする
結論：クッキーを買うのをやめる
理由：クッキーは脂質が多いし、たくさん食べると太るから
問題・結論・理由
の３つを構成する中でそれぞれにいくつかやってはいけないことがあります。
上のまとめかたはどこがおかしいでしょうか？
問題：健康診断で体重を測るからダイエットをする
⇒健康診断が問題なのではなく、そもそもの健康が問題。問題提起する時点で問題への焦点があってない
結論：クッキーを買うのをやめる
⇒なぜクッキー？家で作ったのはたべていいの？
理由：クッキーは脂質が多いし、たくさん食べると太るから
⇒カロリーや個数等データで示されてない、太るから…は主観
みたいな感じで、あらさがしみたいになってしまってますが
分かりやすい文章を作る上ではやってはいけない事をまずやらない事から心がけましょう！
問題（仮説）でやってはいけない事
●問題が複数個ある
⇒相手の問題に対する焦点がぶれ伝わらない
●問題を唐突にぶつける
⇒相手との関係値によっては内容まで行かなくなってしまうケースがある
●問題が不明・明確でない
⇒そもそも何が問題なんだっけ？となってしまい伝わらない
結論（提案）でやってはいけない事
●結論が弱い
⇒結論や提案にはサプライズを用意すると相手を惹きつけることができる
●結論が問題とリンクしていない
⇒多いものとしては微妙にずれているケースや微妙に論点がずれてしまっているケースです。
●結論がない
⇒そもそも何を伝えたいんだっけ？となってしまいます。お喋りとかならいいですけどね
理由（論拠）でやってはいけない事
●理由が私見や推測
⇒よくあるのが、ネット記事やSNSなど結論が「～～だと思うから」という自分の意見のみになってしまっているケースがあります。より伝えたいのであれば、正確な現状把握やシミュレーションに基づく数字等で証明しましょう。
●理由が結論とリンクしていない
⇒これも先ほど同様微妙にずれているケースがあります。
●理由が列挙されているだけ
⇒これだけではどの理由がどう結論に紐づいているのかわかりにくくなってしまします。
最後に
いかがでしたか？
相手に伝わる文章をかいてこそ価値があります。
ぜひこの機に見直してみてはいかがでしょうか？
明日の仕事からぜひ実践してみてください！
もしお悩みの事や課題に感じていることがあれば
お気軽にツイッターDMまたはコーポレートサイトのお問い合わせフォームからご連絡くださいね
