Grand Journeyのトミーです。
今回は「誰でも簡単に「パワーポイント」の資料をきれいに作れる基本テクニック3選」をお伝えします。
お仕事柄、パワーポイントで資料を作る方も多いと思います。
職種によって、資料の構成等は変わるかもしれませんが
これだけ抑えておけば、どんな内容の資料でも
「できる資料」の様に見た目を整えることが可能になります。
私は今の会社でも基本的にパワーポイント等を活用して資料を作成していますし
前職でも活用していました。
誰でも簡単に出来る事ですので、明日からすぐ試してみてください。
資料をきれいに作らないと
「内容が良ければ見た目なんてどうでもいい」
そんな風に尖った考えを持ったりしていませんか？
それは大きな間違いです。
もちろんプレゼン資料において「内容がいい」のは当たり前です。
その上でクライアントが見やすく、理解しやすい資料を作らなくてはいけません。
もし汚い資料を作ってしまうと
・相手が話を聞く気にならない
・いい内容でも伝わらない
等の弊害が出てきてしまう事もあります。
綺麗な資料作りは、無駄な作業ではなく、必要なこだわりです。
これからご説明するところを気を付ければ、誰でもきれいな資料が作成できます。
統一感と3つの方法
綺麗な資料を作る上で、一番大切にしてほしい点は
「統一感」です。
色々な人が作った資料を寄せ集めて資料を作ったりしてしまうと
いろんな方のエッセンスが入ってしまい、お客様にとって、とても分かりにくい資料になってしまいます。
そんな時は
- 縦と横の統一
- 色を制限する及び統一する
- 文字の大きさとフォントの統一
これを徹底してみてください。
簡単なことですが、見栄えが180度変わってきます。
縦と横を揃える
まずこちらですが、
私が使っているのは「グリッド線」です。
グリッド線でパワーポイントの全ページにガイドラインをいれ
それにそろえるように資料を作成しています。
こちらをご覧ください。縦と横の点線がグリッド線です。
私はこのように、縦に5本、横に3本のグリッド線をいれ、スライドを2分割するようにしています。
基本的に
- 上の箱はリード文。
- 左の箱はグラフや絵。
- 右の箱は解説や説明。
- 下の箱は出所や引用等。
を記載するようにしています。
そして全ページの横と縦を揃えることでスライドが変わっても、統一見えるようにしています。
もし揃ってなかったら…
こんな感じで、どこに何があるか全くわからなくなってしまいますよね。
1枚だけなら何とかなりますが、これが10枚も続けば相手も疲れてしまいます。
ですので、全ページの縦と横を揃えるようにしましょう。
色を制限する
次は文字の色やグラフで使う色です。
こちらも基本的には1スライドは3色以内で抑えるようにしましょう。
私自身は使う色は全て決めており、基本的には下に添付している配色をベースに作成しています。
私の場合は
- 濃い青
- 薄い青
- 濃い赤
- 薄い赤
- 濃いグレー
- 薄いグレー
の6色をベースに使い分けるようにしています（上のスライドは濃い青・赤・グレー）。
特に注意をひきたい場合は濃い赤をつかったり、あまり必要のないところや背景などは
薄いカラーを使います。
もし仮に、見境なく色を使ってしまうと、とても見にくい資料ができてしまいます。
こんなにカラフルだと目がちかちかしてしまいますよね。
自分の会社のコーポレートカラーや文字の色が持つ意味合いなどを意識し、配色を決めていきましょう。
文字の大きさ・フォントの統一
最後にフォントや文字の大きさの統一です。
こんなのできてるよ！
っていう人も多いですが、意外に出来ていません。
全ページまで目が行き届いていないケースがほとんどです。
特によくあるケースは
他人の資料をもらい、そのままコピペをしているようなケースです。
ページ内のフォント等は統一されても、前後ページで違うケースは結構散見されます。
コツとしては「Ctrl＋A」でスライドの全選択ができますので、一気にフォントを変えてしまいましょう。
もし仮に文字の大きさを変えたい場合は、上から下にかけて小さくしていくことはOKです。
また極端でなければ、部分的に目立たせたい部分の文字の大きさやフォントを変えるのもOKです。
もし文字のフォントや大きさが違う場合
この様にごちゃごちゃして、見づらい資料になってしまいます。
特にビジネスで使うのであれば「MSPゴシック」「Arial」またワンポイント特徴を付けたいケースなどは「メイリオ」を
上手く使いこなしてみましょう。
※最近は「游ゴシック」にはまっていますが…（笑）
おまけテクニック
グラフや表を作るときに、横線や縦線があり、四角が沢山出来てしまうケースはありませんか？
そんな時は、思い切ってその縦線と横線を取っ払いましょう！
見やすさの為の仕切りが、かえって見えにくくしています。
最後に
皆様が資料を作る上で、一番気にしなくてはいけないのは
お客様からの見え方です。
上の３つは「誰でも簡単にきれいに見せる基本」ですので
急にパワポを使わなくてはいけなくなった方などは
ぜひ実践してみましょう！
いかがでしたか？
明日の仕事からぜひ実践してみてください！
もしお悩みの事や課題に感じていることがあれば
お気軽にツイッターDMまたはコーポレートサイトのお問い合わせフォームからご連絡くださいね
